Un'email programmata non ti sopravvive: i due anni di Google

Sono le undici di sera e la casa si è zittita. Un padre scrive a sua figlia per il trentesimo compleanno che non è sicuro di vedere, clicca sulla freccetta accanto a Invia e fa scorrere il calendario in avanti fino agli anni Quaranta di questo secolo. Lo schermo dice che il messaggio è programmato. Chiude il portatile con la sensazione di aver appena imbucato qualcosa di importante.

La lettera va benissimo. Il problema è l'account. Un'email programmata è un timer avvitato a una casella viva, e dopo la tua morte è la casella la parte che cede. Google si riserva il diritto di eliminare un account rimasto inutilizzato per due anni, insieme a quello che c'è dentro. Google non darà la password alla tua famiglia. Tutto questo sta scritto sulle pagine di assistenza di Google, e quasi nessuno di quelli che consigliano di programmare un'email le ha lette.

Come funziona davvero l'invio programmato di Gmail

Programmare l'invio è una buona funzione, e le regole sono pubblicate. Puoi tenere in coda fino a 100 email programmate alla volta. I messaggi possono partire qualche minuto dopo l'orario che hai scelto, quindi non è un cronometro. Escono in base al fuso orario in cui li hai programmati. E annullare un'email programmata la riporta a essere una bozza, invece di cancellarla.

Niente, in quelle istruzioni, ti chiede di lasciare un dispositivo acceso. Il messaggio aspetta dalla parte di Google, non sulla tua scrivania, ed è per questo che una Gmail programmata parte anche con il portatile chiuso. È la cosa più solida di questa funzione, ed è quella che le persone scambiano per durata. Il rischio non è che il tuo computer sia spento. Il rischio è che il tuo account non ci sia più.

Il limite di 49 anni che Google non ha mai pubblicato

Cerca quanto in là si può programmare una Gmail e ti verrà detto, una volta dopo l'altra, che il limite è 49 anni. Il numero viene copiato da un articolo all'altro con la sicurezza di una regola ufficiale. Non lo è. Google non pubblica nessuna data massima per un'email programmata, in nessun punto della sua documentazione. La cifra sembra venire da quanto in là arriva a scorrere il calendario, riportata in messaggi di forum, che descrive un menù, non una promessa.

Non è una semplice correzione da quiz. Se stai affidando a un'email programmata qualcosa che deve attraversare trent'anni, stai affidandolo a un comportamento non documentato di un menù a tendina. Un comportamento dell'interfaccia che nessuno ha messo per iscritto non è l'impegno di nessuno, e può cambiare senza nessun annuncio, perché non c'era mai stato niente da annunciare.

Il conto alla rovescia di due anni che corre sull'account

Ecco la pagina che fa crollare tutto il trucco. La policy di Google sugli account inattivi definisce inattivo un account Google «che non è stato utilizzato nell'arco di 2 anni», e si riserva il diritto di eliminare quell'account e i suoi dati. Il 1° dicembre 2023 è stata la prima data in cui un account poteva essere eliminato in base a questa regola, quindi la cosa va avanti da anni.

Quello che conta come utilizzo è un elenco di cose che fa solo una persona viva: leggere o inviare un'email, usare Google Drive, guardare un video su YouTube, condividere una foto, scaricare un'app, usare la Ricerca Google, o accedere a un altro servizio con il proprio account Google. Due delle eccezioni meritano di essere lette due volte: un abbonamento o un acquisto in corso tengono in vita l'account, e lo fa anche una carta regalo con un residuo sopra. Quello che tiene aperto l'account è un rapporto commerciale, non qualcosa che riguarda te o la lettera che c'è dentro.

Un messaggio programmato per il 2041 ha bisogno che l'account sopravviva quindici anni. L'account ha una scadenza documentata di due anni da quando non ci entra più nessuno. Il conto alla rovescia funziona anche al contrario: un familiare che accede per guardare le foto lo azzera. Che fine facciano gli account in sé è un problema a parte, trattato in pianificare l'eredità digitale. Niente, qui dentro, misura se sei vivo. Misura se qualcuno sta toccando l'account.

Gli avvisi arrivano a una casella che non legge nessuno

Google avvisa prima di eliminare. La policy dice che gli avvisi vanno in due posti: notifiche via email al tuo account Google e notifiche al tuo indirizzo di recupero, se ne esiste uno. Guarda chi non è in quell'elenco. Il tuo indirizzo di recupero è quasi sempre un altro indirizzo tuo. Dove non lo è, dove cioè arriva a un coniuge o a un figlio adulto, quello che arriva è un avviso che un account Google inutilizzato sta per essere eliminato, e non dice niente di una lettera che aspetta dentro. Quindi anche l'unica persona che potrebbe fare qualcosa non sa che c'è qualcosa da salvare.

La sequenza va così. Nel 2029 arriva un avviso in una casella che nessuno apre da due anni, e una copia a un indirizzo di recupero che nessuno apre da più tempo ancora. Nel 2030 l'account viene chiuso. Nel 2041 non succede niente per il compleanno di tua figlia, e lei non saprà mai che sarebbe dovuta arrivare una lettera. Il fallimento è silenzioso per costruzione, che è la peggiore qualità possibile per un sistema di consegna.

C'è un altro buco che vale la pena nominare. Google non pubblica che fine faccia un'email programmata in coda quando un account viene eliminato. Non dice che il messaggio venga annullato e non dice che sopravviva. Puoi sperare che vada in un modo, ma una promessa che nessuno mette per iscritto non è una promessa, e questo è l'unico messaggio per cui non hai un secondo tentativo.

Chi resta non può intervenire

Con una lettera di carta una persona può entrare in gioco. Qualcuno può aprire il cassetto in anticipo, trattenerla per un anno, o decidere che il momento non è mai arrivato. Un'email in coda non ha niente di tutto questo. Una volta che sta dentro un account a cui puoi accedere solo tu, non può essere modificata, rimandata, liberata prima o fermata da nessuno che ti voglia bene.

La procedura di Google per l'account di un utente deceduto offre tre strade: chiudere l'account, chiedere i fondi che contiene, oppure fare domanda per ottenere i dati. Sulle password la formula è piatta: «non possiamo fornire password o altri dati di accesso». E c'è una botola in cui quasi tutte le famiglie finiscono dentro. Google avverte che, se scegli di chiudere l'account, «non è in grado di dare seguito a nessuna richiesta di consegna dei contenuti dell'account in un momento successivo». Il consiglio che tutti danno a una famiglia in lutto nelle prime due settimane è di mettere in ordine gli account. Farlo può porre fine a una lettera di cui nessuno sapeva niente, ed è per questo che l'elenco degli account, i codici di accesso e le volontà per il funerale stanno in il fascicolo che una famiglia deve davvero riuscire a trovare, dove nessuno deve indovinare una password.

Una lettera che arriva senza niente intorno

Mettiamo che i tempi funzionino alla perfezione. Il messaggio arriva comunque senza niente intorno. Un uomo di nome Jack Froese morì all'improvviso di aritmia cardiaca a 32 anni, e mesi dopo i suoi amici cominciarono a ricevere email dal suo account. Tim Hart, a Dunmore, in Pennsylvania, ne ricevette una con l'oggetto «ti sto guardando», che lo prendeva in giro per lo stato della sua soffitta. Un'altra, mandata a un cugino, parlava di un infortunio successo molto tempo dopo la morte di Froese. Il filosofo Patrick Stokes, che ha raccolto il caso, cerca una spiegazione terrena; qualunque sia quella giusta, l'effetto sulle persone che hanno aperto quelle email non è stato di conforto.

È il rischio di qualunque email che arrivi dopo una morte, anche di una gentile. Non porta con sé nessun segnale di quando è stata scritta. Ha la stessa riga del mittente di sempre e cade fra un avviso di consegna di un pacco e il promemoria del dentista. La prima reazione non è «che bello», è un tuffo allo stomaco e un minuto passato a chiedersi cosa sia appena successo. L'email non ti lascia nessun posto dove mettere la spiegazione, tranne la prima riga.

Quindi scrivila. Una cosa così:

Ho scritto questo molto prima che tu lo leggessi, e ho scelto io il giorno in cui ti sarebbe arrivato. Non è appena successo niente. Non è un messaggio da qualche posto strano. Sono solo io, da prima, che rispetto un appuntamento che avevo preso.

Outlook e Apple: stesso metodo, tempo peggiore

Niente di quello che c'è scritto sopra è un problema di Google. Ogni grande provider offre la stessa funzione con lo stesso punto cieco.

Nell'Outlook classico un messaggio ritardato resta nella Posta in uscita fino all'ora di consegna, e Microsoft dice senza giri di parole che «Outlook deve essere online e connesso perché questa funzionalità funzioni». Un messaggio rimandato in quel modo dipende da un computer acceso e con l'accesso fatto, una condizione più pesante di quanto quasi tutti si accorgano. Nel nuovo Outlook e sul web il messaggio aspetta invece nelle Bozze, la versione basata sulle regole si ferma a 120 minuti, e l'invio programmato non è disponibile sugli account IMAP e POP. E Microsoft fa correre lo stesso orologio di Google: accedi almeno una volta ogni due anni o l'account smette di essere attivo.

L'orologio di Apple è più stretto di entrambi. Le condizioni di iCloud permettono ad Apple di chiudere un account con 30 giorni di preavviso via email all'indirizzo associato, se quell'account è rimasto inattivo per un anno. Un anno, e ancora una volta l'avviso arriva a una casella che nessuno riesce ad aprire. Le stesse condizioni dicono che il tuo account non è trasferibile e che i diritti su di esso e sui suoi contenuti finiscono con la tua morte, con l'eredità digitale di Apple ritagliata come eccezione. Vale la pena attivarla, ma permette a una persona che hai indicato di raccogliere dei dati dopo, non di consegnare le tue parole a una persona precisa in un giorno preciso.

Lo strumento che Google ha costruito davvero per questo

Google una funzione per il silenzio ce l'ha, la sua Gestione account inattivo. Ma è uno strumento di passaggio di consegne, non un servizio postale. Scatta in base a quanto tempo sei stato inattivo, non a una data che hai scelto, e quello che consegna è un breve avviso che hai scritto in anticipo più, se lo permetti, un link con cui le persone che hai indicato possono scaricare i tuoi dati. Non può portare una lettera a tua figlia un sabato del 2041. La spiegazione completa, insieme a tutti i modi di inviare un messaggio dopo la morte, sta su una pagina sua.

Quando un'email programmata è esattamente lo strumento giusto

Programmare l'invio non è una brutta cosa. È uno strumento diverso da quello che serve a un saluto. Dentro una finestra di tempo in cui starai ancora facendo l'accesso è ottimo: la risposta che scrivi a mezzanotte ma vuoi far arrivare alle nove, gli auguri di compleanno di marzo prossimo, il grazie calibrato sulla mattina dopo il primo giorno di lavoro di qualcuno. Usalo tranquillamente per tutto questo.

Programma qualsiasi cosa tu sia ancora in giro ad annullare. Se non puoi essere sicuro di esserci per cambiare idea, sei uscito dal terreno che copre. Per messaggi pensati apposta per atterrare fra anni, mentre sei vivo per vederli arrivare, mandare un messaggio nel futuro è il punto di partenza migliore.

Cosa usare invece per una lettera dopo la tua morte

Giudica quello che scegli su quattro cose. La consegna dipende dal fatto che la tua casella esista ancora? L'unico innesco è una data? È privata finché non arriva, e modificabile fino a quel momento? E tiene anche le risposte pratiche, oltre alle parole?

È per quell'elenco che esiste Goodbye App. Scrivi una lettera, la registri con la tua voce se ti va, e viene consegnata via email alle persone che indichi, dalla nostra parte e non dalla tua casella, in una data esatta fino a 30 anni avanti oppure quando non ci sarai più. Se attivi la tutela in caso di inattività, scegli una soglia fra 3 e 45 giorni senza accedere, dopo i quali le lettere non ancora consegnate vanno ai tuoi destinatari. La lettera ha sezioni guidate che una semplice email non ha dove mettere: dove sono tenuti i tuoi documenti, i codici di accesso ai dispositivi e ai siti, e le tue volontà per il funerale. Resta privata fino alla consegna e si può modificare, riprogrammare o cancellare in qualsiasi momento prima. È gratis, su web e Android, in 13 lingue.

Adesso i limiti, visto che questo articolo parla di strumenti raccontati meglio di come sono. La tutela è una soglia di silenzio, non una verifica della morte. La sezione delle password dei dispositivi contiene i codici di accesso, e il consiglio dell'app è di non scrivere dentro una lettera le tue password più delicate, ma di annotare dove è tenuto il quaderno delle password. La lettera registra dove stanno i tuoi documenti; non li conserva.

Non è un testamento. Non ci sono lettere video né voci sintetizzate. E nessun servizio può promettere che fra trent'anni sarà ancora in attività, il nostro compreso. Ecco perché una coda da sola non basta mai: qualcuno di vivo deve sapere che la lettera esiste. Confrontare i vettori, e scegliere quella persona, è il compito di la guida completa metodo per metodo.

Domande frequenti

Un'email programmata parte lo stesso se il mio account viene eliminato per inattività? Google non lo dice, né in un senso né nell'altro, e quel silenzio è la risposta su cui regolarsi. Quello che è documentato è che un account inutilizzato per due anni può essere eliminato insieme ai suoi dati, quindi l'esito più probabile è che il messaggio e la casella se ne vadano insieme. Anche dove un indirizzo di recupero raggiunge qualcuno di vivo, l'avviso parla dell'account, non della lettera.

Le email programmate partono se il mio computer è spento? Su Gmail sì. Il messaggio aspetta dalla parte di Google, quindi il tuo dispositivo può essere spento o in un altro paese. L'Outlook classico è l'eccezione: un messaggio ritardato resta nella tua Posta in uscita, e Microsoft dice che Outlook deve essere online e connesso perché parta.

Se cancello un'email programmata, smette di partire? Sì. Su Gmail annullarla la riporta a essere una bozza, quindi l'invio è revocato e il testo resta. È un controllo utile finché sei vivo per usarlo, ed è esattamente quello che la tua famiglia non avrà.

Con quanto anticipo Gmail può programmare un'email? Google non pubblica un massimo. La cifra dei 49 anni, ripetuta ovunque, non sta nella documentazione di Google e sembra venire da quanto in là scorre il calendario. Puoi scegliere una data molto lontana, ma qualsiasi data oltre il punto in cui staresti ancora facendo l'accesso non è soltanto non documentata: non è sostenuta da niente, perché non c'è niente che tenga in vita l'account per portarla.

Che fine fa la mia Gmail quando muoio? Se non ci entra nessuno, l'account ricade sotto la policy dei due anni di inattività e può essere eliminato con i suoi contenuti. La tua famiglia non può ottenere la password, e se chiude l'account Google non darà seguito a una richiesta successiva su quello che c'era dentro. Tieni le parole di un'email programmata anche in un posto che non dipenda dal fatto che la tua casella ti sopravviva.